Cum să folosești funcția de calendar pentru programări pe Systeme.io

În acest articol, vei învăța cum să utilizezi funcția de calendar pentru programări pe systeme.io.

Cu această funcție, poți programa și gestiona întâlniri direct din contul tău systeme.io, fără a depinde de platforme externe precum Calendly sau YouCanBook.me. Aceasta simplifică procesul de programare și te ajută să păstrezi toate activitățile afacerii tale într-un singur loc.

Poți accesa secțiunea Calendar din meniul CRM în systeme.io.

În secțiunea calendar, vei găsi trei file principale:

Evenimente
Programări
Disponibilitate

Evenimente:

Această filă afișează toate evenimentele pe care le-ai creat. Le poți vizualiza și crea altele noi.

Exemple de evenimente: „Consultație gratuită” sau „Sesiune tehnică”.

Cum să creezi un eveniment

Pentru a crea un eveniment, fă clic pe Creează un eveniment nou în fila Evenimente.
Va apărea o fereastră pop-up care îți va solicita să alegi tipul evenimentului:

Eveniment individual: Fiecare interval orar poate fi rezervat de o singură persoană. Ideal pentru coaching individual, consultații și apeluri de descoperire.
Eveniment de grup: Mai multe persoane pot rezerva același interval orar. Ideal pentru webinarii live, ateliere de grup și cursuri online.

Selectează opțiunea potrivită nevoilor tale și fă clic pe Confirmă pentru a continua.

După confirmare, vei fi redirecționat către pagina de setări a evenimentului, unde poți configura detaliile:

Numele evenimentului
Numele gazdei
Durata evenimentului
Fotografia gazdei (implicit este utilizată fotografia de profil, dar poate fi personalizată)

Setări locație:

Poți alege între trei tipuri de locație:

Întâlnire online
Telefon
Față în față

Întâlnire online: Alege o integrare acceptată (în prezent Zoom sau Google Meet) sau introdu un link personalizat pentru întâlnire.

Note:

Dacă utilizezi Zoom sau Google Meet, asigură-te că integrarea este configurată în prealabil. Pentru instrucțiuni pas cu pas, consultă:

La crearea unui eveniment de grup, ți se va solicita să definești numărul maxim de participanți. Acest număr nu trebuie să depășească limita acceptată de instrumentul extern utilizat pentru întâlnire.

Telefon: Introdu numărul tău de telefon. Întâlnirea va avea loc prin telefon.

Față în față: Introdu o adresă fizică și un număr de telefon.

Notă: Poți oferi mai multe opțiuni de locație pentru un singur eveniment (de exemplu, apel și față în față). Participantul poate alege metoda preferată.

Descriere eveniment: Adaugă o scurtă descriere a evenimentului. Aceasta va fi afișată pe pagina ta de programare.

Google Calendar:

Adaugă acest eveniment în Google Calendar: Activează această opțiune pentru a adăuga automat programările rezervate în Google Calendar.

Selectează calendarul: Alege calendarul Google specific în care dorești să fie salvate programările. Acest lucru îți permite să organizezi evenimentele în calendare diferite în loc să utilizezi doar calendarul implicit.

Notă: Asigură-te că integrarea este configurată în prealabil. Dacă sunt conectate mai multe conturi Google, vei putea alege ce calendar să utilizezi.

Setarea disponibilității evenimentelor tale:

În această secțiune, poți configura disponibilitatea pentru un eveniment specific.

Opțiuni interval de date: Invitații pot rezerva:

Indefinit în viitor (1): Această opțiune permite invitaților să rezerve evenimentul tău în orice moment în viitor, fără o dată de sfârșit specifică. Ideal pentru evenimente continue care nu necesită actualizări repetate ale intervalului de date.
Zile în viitor (2): Setează un număr specific de zile înainte în care invitații pot rezerva (de exemplu, 30, 60 sau 90 de zile de la ziua curentă).
Într-un interval de date (3): Selectează manual o dată de început și de sfârșit pentru disponibilitatea evenimentului.

Perioadă minimă de notificare (4)

Setează cât timp înainte invitații trebuie să rezerve. De exemplu, "2 ore" înseamnă că rezervările trebuie făcute cu cel puțin 2 ore înainte de începerea întâlnirii.

Termen limită pentru anulare (5)

Setează cât de aproape de ora întâlnirii invitații pot anula. "0 ore" permite anularea până la începutul întâlnirii, în timp ce "24 ore" previne anulările în ultimul moment.

Ore disponibile

Poți seta manual disponibilitatea sau poți utiliza setările globale de disponibilitate activând opțiunea Folosește disponibilitatea globală.

Notă: Disponibilitatea globală este explicată în secțiunea finală a acestui articol.

Setări avansate pe pagina de creare a evenimentului:

Opțiuni suplimentare de personalizare includ:

Incrementări timp de start: Setează cât de des apar intervalele orare (de exemplu, la fiecare 15 minute).
Limită zilnică: Numărul maxim de rezervări pe zi.
Timp tampon: Timp adăugat înainte sau după fiecare rezervare pentru a evita întâlnirile consecutive.
Afișarea fusului orar: Alege dacă ora întâlnirii este afișată în fusul orar al gazdei sau al invitatului.

Iată un exemplu de calendar pentru un eveniment cu două opțiuni de locație (Apel și Față în față), un interval de rezervare de 30 de minute și disponibilitate doar în marți și miercuri.

Notă: Când un participant programează o întâlnire, primește un e-mail de confirmare cu toate detaliile și un link pentru anulare. Proprietarul calendarului este, de asemenea, notificat prin e-mail.

Programări:

Acest tab îți permite să gestionezi toate întâlnirile rezervate prin calendarele tale.

Funcții principale:

Vizualizează toate programările tale.
Anulează o programare făcând clic pe Anulează programarea.

Apoi, fă clic pe Confirmă pentru a valida anularea.

Reprogramează o întâlnire făcând clic pe Reprogramează programarea

Selectează data și ora dorită pentru reprogamare și fă clic pe Aplică pentru a confirma.

Pentru a vedea detaliile unei programări, fă clic pe Detalii programare

Se va deschide un popup care afișează toate detaliile programării. Poți de asemenea să anulezi sau să reprogramezi direct din acest popup.

Notă: Când o întâlnire este anulată sau reprogramează, atât participantul, cât și proprietarul calendarului primesc o notificare prin e-mail.

Disponibilitate:

În acest tab, poți configura disponibilitatea globală pentru toate evenimentele tale.

Disponibilitate săptămânală: Setează intervale orare implicite pentru fiecare zi a săptămânii.

Poți defini de asemenea mai multe intervale orare în aceeași zi, dacă este necesar.

Disponibilitate pentru date specifice

Folosește această funcție pentru a adăuga date specifice în care ești disponibil, suprascriind programul săptămânal normal. Este util pentru zile suplimentare de disponibilitate sau intervale unice speciale.

Fă clic pe + Adaugă o dată nouă sub "Disponibilitate pentru date specifice" pentru a selecta datele și orele în care vrei să fii disponibil pentru rezervări.
Timp liber

Folosește această funcție pentru a bloca anumite date când nu ești disponibil, chiar dacă disponibilitatea săptămânală te arată ca liber. Este util pentru vacanțe, sărbători sau angajamente personale.

Fă clic pe + Adaugă o dată nouă pentru a selecta datele pe care vrei să le marchezi ca indisponibile.

Îți recomandăm să citești articolul "Cum să adaugi un calendar systeme.io pe pagina ta" pentru instrucțiuni despre cum să încorporezi calendarul pe o pagină.