Pași esențiali pentru a importa cu succes contactele

Pași cheie pentru a importa contactele tale de la un autoresponder extern la systeme.io, respectând cele mai bune practici tehnice, juridice (GDPR) și de marketing.

1. Pregătirea și auditarea listei tale existente

O listă de contacte bine pregătită este esențială pentru o migrare reușită. Începe cu acești pași:

• Exportă contactele tale din autoresponder-ul tău anterior (în format CSV).
• Revizuiește datele disponibile: prenume, nume de familie, adresă de e-mail, status (abonat/dezabonat), data înregistrării, istoricul interacțiunilor, etichete și așa mai departe.
• Segmentează contactele tale pe baza nivelului de angajament (activ/inactiv) pentru a evita importul adreselor depășite sau care nu răspund.

2. Curăță lista înainte de a importa

Odată ce lista ta este sortată, este crucial să asiguri calitatea adreselor de e-mail.

Cele mai bune practici de urmat:

• Elimină duplicatele, adresele de e-mail invalide sau inactive.
• Folosește filtrele instrumentului tău vechi pentru a sorta contactele. Dacă nu sunt disponibile, folosește un serviciu de verificare e-mail (de exemplu, NeverBounce sau ZeroBounce) pentru a identifica adresele riscante (hard bounces, capcane de spam).
• Păstrează dovada opt-in, care poate fi necesară pentru verificările de conformitate.
• Respectă statusurile contactelor: nu reactiva utilizatorii dezabonați sau inactivi.
• Asigură-te că etichetele și segmentele sunt atribuite corect.

Pentru a face acest lucru:

• Selectează contactele relevante.
• Dă clic pe Mai multe acțiuni.
• Alege Dezabonează de la e-mailuri de marketing.

Importă doar contactele care au consimțit explicit să primească e-mailurile tale. Acest lucru este obligatoriu pentru conformitatea GDPR și pentru a asigura o bună livrabilitate a e-mailurilor.

3. Importarea studenților (contacte curs)

Dacă dorești să imporți studenți care s-au înscris la cursurile tale, dar nu au primit e-mailuri de la tine de ceva timp:

• Planifică un import gradual pentru a evita bounce-uri în masă.
• Fii conștient: un e-mail automat este trimis de îndată ce un student este adăugat la un curs în systeme.io (cu linkul de acces la zona de membri).

4. Configurează noul tău autoresponder

Înainte de a importa contactele în systeme.io:

• Recreează listele, segmentele și etichetele tale (potrivindu-le pe cele din instrumentul tău anterior).
• Configurează autentificarea e-mail: înregistrări SPF, DKIM și DMARC pe domeniul tău.
• Creează un cont pe Google Postmaster Tools pentru a monitoriza reputația ta de expeditor.

5. Importă contactele tale

• Importă doar fișiere curățate.
• Respectă statusurile contactelor (nu activa utilizatori dezabonați sau inactivi).
• Verifică din nou că etichetele și segmentele sunt aplicate corect.

6. Încălzirea adresei de e-mail sau a domeniului

Când schimbi furnizori de e-mail, trebuie să încălzești adresa/domeniul tău de e-mail. Acest lucru ajută furnizorii de e-mail (Gmail, Outlook etc.) să se obișnuiască cu obiceiurile tale de trimitere și reduce riscul de a ajunge în spam.

Vezi pagina noastră de ajutor despre încălzirea e-mailului pentru mai multe detalii.

Cele mai bune practici:

• Începe cu contactele tale cele mai angajate.
• Crește treptat volumul zilnic de e-mailuri.
• Monitorizează metrici cheie (rata de deschidere, rata de bounce, rapoarte de spam etc.).

7. Testare și monitorizare post-migrare

• Rulează campanii de testare pe segmente mici.
• Analizează ratele de deschidere, clic, bounce și spam.
• Ajustează conținutul și frecvența dacă este necesar.

8. Reactivare și curățare continuă a listei

• Lansează campanii de re-engagement pentru contacte inactive.
• Șterge regulat contactele care nu răspund pentru a menține o listă sănătoasă.

9. Conformitate și documentare

• Păstrează jurnalele de import/export și înregistrările de consimțământ opt-in.
• Actualizează politica ta de confidențialitate dacă este necesar și informează utilizatorii în consecință.

Exemplu de plan de încălzire (pentru liste de 5.000+ contacte)

Încălzirea este un pas critic pentru a-ți păstra livrabilitatea după migrare.

Obiectiv: Evită filtrele de spam începând cu contactele tale cele mai receptive.

Plan pe 7 până la 14 zile:

• Zilele 1–2: Trimite la 500 de contacte foarte angajate (deschise/clic în ultimele 30 de zile).
• Zilele 3–4: Crește la 900 de contacte foarte angajate.
• Zilele 5–6: Crește la 1.500, inclusiv contacte semi-angajate (deschise în 60 de zile).
• Zilele 7–9: Crește la 2.500–4.000, inclusiv contacte moderat active.
• Zilele 10–14: Trimite la întreaga listă, excluzând contactele inactive pe termen lung.

Iată un alt format pentru încălzire:

Cele mai bune practici în timpul fazei de încălzire

1. Începe cu contactele tale cele mai angajate

Acest lucru trimite un semnal pozitiv furnizorilor de servicii Internet (ISP), mulțumită ratelor mari de deschidere și clic.

Folosește segmente dinamice precum: deschise/clic în ultimele 30, 60 sau 90 de zile.

2. Creează conținut de e-mail de înaltă calitate

• Folosește subiecte personalizate și captivante.
• Adaugă linkuri clare, urmăribile și relevante.
• Evită elementele care pot declanșa filtre de spam:

1. Utilizarea excesivă de LITERE MARI
2. Oferte prea bune pentru a fi adevărate
3. Atașamente inutile
4. Caractere speciale sau simboluri în subiecte

3. Monitorizează indicatorii cheie de performanță

• Rata de deschidere: > 20% = bun
• Rata de clic: > 2% = acceptabil (variază în funcție de conținut)
• Rata de bounce: < 2%
• Rata de reclamații de spam: < 0,1%

4. Elimină adresele problematice

Elimină contactele care nu arată niciun angajament (fără deschideri sau clicuri în peste 6 luni).

În systeme.io, poți curăța lista de contacte folosind două metode:

• Manual
• Automat

5. Autentifică e-mailurile tale

• Asigură-te că înregistrările SPF, DKIM și DMARC sunt configurate corect pentru domeniul tău.
• Folosește o adresă de expeditor dedicată (de exemplu, news@afacereatа.com   ) pentru a îmbunătăți reputația ta de expeditor.

Bonus: Instrumente recomandate

• Validare e-mail: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce
• Monitorizare livrabilitate: GlockApps, Mail-Tester, Google Postmaster Tools