Cum să migrezi fără a afecta livrabilitatea e-mailurilor tale?

Ca parte a migrării contactelor tale către systeme.io, trebuie urmați mai mulți pași cheie pentru a asigura o tranziție fără probleme de la un autoresponder extern. Aceasta include aplicarea celor mai bune practici în configurarea tehnică, conformitatea legală (în special privind GDPR) și marketing.

1. Pregătirea și auditarea bazei tale de date curente

O listă bine pregătită este esențială pentru o migrare reușită. Iată pașii inițiali de urmat:

• Exportă contactele tale în format CSV.
• Revizuiește datele disponibile: prenume, nume de familie, e-mail, status (abonat, dezabonat), data înregistrării, etichete etc.
• Segmentează contactele tale pe baza angajamentului (activ/inactiv) pentru a evita importul adreselor de e-mail depășite.
• Identifică activitatea recentă: dacă ai trimis e-mailuri recent, concentrează-te pe contactele care au deschis mesajele tale în ultimele 30, 60 sau 90 de zile.

2. Curățarea bazei de date înainte de import

Odată ce lista ta este sortată corect, este crucial să asiguri calitatea adreselor de e-mail pe care le conține.

Iată cele mai bune practici recomandate:

• Elimină duplicatele, adresele inactive sau invalide.
• Folosește filtre în instrumentul tău anterior de e-mail pentru a curăța lista. Dacă astfel de filtre nu sunt disponibile, folosește un serviciu de verificare e-mail pentru a evita adresele riscante (hard bounces, capcane de spam etc.).
• Păstrează dovada consimțământului (opt-in); echipa noastră poate solicita acest lucru.
• Respectă statusurile contactelor: nu reactiva contactele dezabonate sau inactive.
• Asigură-te că etichetele și segmentele sunt atribuite corect.

Notă: Poți importa contacte dezabonate în contul tău systeme.io. Acestea vor fi atribuite automat un status "dezabonat" și nu vor primi nicio comunicare prin platformă.

Este, de asemenea, esențial să imporți doar contactele care au consimțit explicit să primească e-mailurile tale, pentru a rămâne conform GDPR și a-ți păstra livrabilitatea.

3. Importarea contactelor studenților din cursurile tale:

Dacă imporți contacte care au participat la cursurile tale, dar nu au primit e-mailuri de la tine de ceva timp, procesul de import ar trebui să fie gradual.

Ori de câte ori un contact este adăugat la un curs în contul tău systeme.io, un e-mail automat este trimis cu un link de conectare pentru a accesa zona lor de curs.

Pentru a preveni o creștere bruscă a e-mailurilor returnate din cauza adreselor inactive, recomandăm cu tărie importuri eșalonate.

4. Încălzirea adresei sau domeniului tău de trimitere

Când schimbi furnizorii de e-mail, un proces de încălzire este necesar. Aceasta implică antrenarea treptată a furnizorilor de e-mail să recunoască și să aibă încredere în noul tău comportament de trimitere, ajutându-te să menții o reputație bună de expeditor și să eviti ajungerea în dosarele de spam.

Explicăm motivele pentru aceasta în această pagină de ajutor.

Pași cheie de încălzire:

• Începe prin a trimite e-mailuri către contactele tale cele mai angajate.
• Crește treptat volumul de e-mailuri trimise în fiecare zi.
• Evită trimiterea de loturi mari imediat, deoarece acest lucru poate declanșa blocări sau filtrare spam de către ISP-uri.

Teste și urmărire după migrare

• Trimite campanii de testare către segmente mici.
• Monitorizează metrici cheie: rate de deschidere, rate de clic, reclamații de spam și rate de bounce.
• Evită campaniile de re-engagement către contacte inactive în perioada inițială.
• Ajustează conținutul sau setările de livrabilitate dacă este necesar.

Să vedem un exemplu de încălzire a unei liste de peste 5.000 de contacte (cunoscut și sub numele de email warm-up).

Acest pas este crucial pentru a asigura o livrabilitate bună după o migrare sau o schimbare a instrumentului de trimitere. Aceasta implică trimiterea treptată de e-mailuri către contactele tale pentru a stabili o reputație de expeditor de încredere cu principalii furnizori de e-mail (Gmail, Outlook etc.).

Obiectiv: Împiedică e-mailurile tale să ajungă în spam sau să fie blocate de ISP-uri, începând cu abonații cei mai angajați.

Exemplu de plan de încălzire pentru o listă de 5.000+ contacte

Acest proces este crucial pentru asigurarea unei livrabilități ridicate după o migrare. Ajută la construirea unei reputații de expeditor de încredere cu principalii furnizori de e-mail precum Gmail, Outlook etc.

Scop: Evită filtrele de spam și blocările de către ISP-uri.

Plan de încălzire sugerat pe 7 până la 14 zile:

• Zilele 1–2: Trimite la 500 de contacte foarte angajate (deschise/clic în ultimele 30 de zile).
• Zilele 3–4: Crește la 900 de contacte, încă foarte angajate.
• Zilele 5–6: Trimite la 1.500 de contacte, inclusiv cele semi-angajate (deschise în ultimele 60 de zile).
• Zilele 7–9: Trimite la 2.500 - 4.000 de contacte, inclusiv utilizatori moderat activi.
• Zilele 10–14: Trimite către întreaga listă, excluzând adresele inactive pe termen lung.

Iată un alt format de încălzire:

Cele mai bune practici în timpul încălzirii

1. Prioritizează contactele tale cele mai angajate

Începe trimiterea de e-mailuri cu contactele care au deschis sau au dat clic recent pe e-mailurile tale.

Acest lucru trimite un semnal pozitiv furnizorilor de servicii Internet (ISP) prin generarea de rate ridicate de deschidere și clic.

Folosește segmente dinamice, precum "Deschise / "Clic" în ultimele 30, 60 sau 90 de zile.

2. Creează conținut de înaltă calitate

Conținutul de calitate îmbunătățește direct livrabilitatea ta.

Urmează aceste linii directoare cheie:

• Folosește subiecte personalizate și captivante.
• Include linkuri clare și urmăribile.
• Evită elementele marcate în mod obișnuit ca spam:
  • Majuscule excesive în subiect.
  • Promisiuni exagerate sau limbaj prea promoțional.
  • Atașamente inutile.
  • Caractere speciale sau simboluri în titluri.

3. Monitorizează indicatori cheie

Urmărește cu atenție indicatorii de performanță ai campaniei tale:

• Rata de deschidere: > 20% este considerată o medie bună.
• Rata de clic: > 2%, în funcție de tipul de campanie.
• Rata de bounce: < 2%.
• Rata de reclamații de spam: < 0,1%.

4. Elimină adresele problematice

Curăță regulat lista eliminând contactele inactive pentru a menține o calitate ridicată a listei.

Elimină orice contacte care nu au arătat activitate (fără deschideri sau clicuri) de mai mult de 6 luni.

Pe systeme.io, ai două opțiuni pentru a face acest lucru:

• Manual
• Automat

5. Autentifică trimiterile tale

• Asigură-te că SPF, DKIM și DMARC sunt configurate corect pentru domeniul tău. (Acest pas este inclus în procesul de migrare a datelor, cu excepția cazului în care alegi să îl gestionezi singur).
• Folosește o adresă de expeditor dedicată (de exemplu, news@domeniultau.com    ).
• Creează un cont Google Postmaster Tools.

Succesul tău este prioritatea noastră. La systeme.io, asigurăm continuu livrabilitatea e-mailurilor tale și îmbunătățim neobosit serviciile noastre pentru a-ți maximiza rezultatele.

Îți oferim un serviciu de suport dedicat pentru livrabilitate, disponibil 7 zile pe săptămână. Nu ezita să ne contactezi dacă este necesar; echipa noastră este aici să te sprijine.

Bonus: Instrumente recomandate

• Instrumente de validare e-mail: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce.
• Monitorizare livrabilitate: GlockApps, Mail-Tester, Postmaster Tools (Gmail).