Cum să îmbunătățești livrabilitatea emailurilor mele (sfaturi avansate)

În acest articol, îți prezentăm câteva sfaturi avansate pentru a îmbunătăți livrabilitatea emailurilor tale, precum și câteva reguli pe care ar trebui să le urmezi pentru a te asigura că livrabilitatea rămâne optimă. 

Aceste sfaturi sunt destinate celor care sunt deja familiarizați cu noțiunea de livrabilitate. Dacă ești în căutarea unor sfaturi de bază despre livrabilitate, apasă aici.

Una dintre provocările noastre este să ne asigurăm că oferim cea mai bună livrabilitate posibilă a emailurilor pentru utilizatorii noștri, iar acest lucru implică o monitorizare strictă a emailurilor trimise de pe platforma noastră.

Menținerea unei bune reputații a domeniului nostru și a adreselor IP este fundamentală pentru a oferi un autoresponder eficient. Pentru a asigura acest lucru, pe lângă faptul că avem o echipă dedicată care monitorizează infrastructura noastră 7 zile din 7, am implementat o serie de reguli esențiale.

Este esențial să reții acest punct crucial: livrabilitatea emailurilor tale depinde în primul rând de practicile tale.

Este imperativ să măsori statisticile de livrabilitate ale emailurilor tale. 

Din punct de vedere practic, îți recomandăm să faci 5 lucruri:

1. Să folosești un nume de domeniu personalizat și autentificat,

2. Să cureți regulat lista de contacte de contactele cu status bounced, de dezabonați și mai ales de cei care nu mai deschid emailurile tale.

3. Să trimiți emailuri doar persoanelor care și-au dat acordul.

4. Să înțelegi indicatorii systeme.io pentru emailurile tale.

5. Să analizezi statisticile tale.

1. Folosește un nume de domeniu personalizat și autentificat

Multe servere de recepție filtrează emailurile în funcție de fluxul de mesaje primite, prin utilizarea filtrelor de spam. Pentru a evita acest lucru, primul pas este să folosești o adresă de email cu un nume de domeniu personalizat și să o autentifici prin serviciile noastre.

Astfel, vei câștiga credibilitate în fața contactelor tale, iar din punct de vedere tehnic, serverele de recepție vor lua în considerare reputația domeniului tău.

Pentru a-ți autentifica numele de domeniu, te invităm să urmezi procedura descrisă în acest articol și apoi să contactezi echipa de suport pentru verificare.

2. Curăță regulat lista ta de contacte

Este important să ai o bază de contacte sănătoasă. Pentru acest lucru, este esențial să o monitorizezi cu atenție.

Este posibil să imporți liste de contacte în systeme.io urmând procedura de mai jos. 

Cu toate acestea, trebuie menționat că acordul explicit al tuturor acestor contacte este o condiție obligatorie înainte de importarea lor în systeme.io.

Contactele importate trebuie să știe că se află pe lista ta de emailuri și ce tip de conținut urmează să primească. Scopul este de a minimiza posibilitatea ca emailurile tale să fie marcate ca nedorite. 

Prin urmare, nu permitem utilizarea adreselor de email cumpărate sau găsite pe internet (pagini aurii, profiluri publice de pe rețele sociale etc.).

Systeme.io își rezervă dreptul de a suspenda funcția de email, precum și de a bloca conturile utilizatorilor săi, pentru orice comportament care poate afecta eficiența serviciului.

De asemenea, este foarte important să cureți lista de contacte de toate adresele de email inactive sau false înainte de a le importa în contul tău systeme.io.

Trimiterea emailurilor către destinatari inexistenți va reduce rata de livrabilitate și poate afecta reputația numelui tău de domeniu.

Baza ta de contacte poate conține adrese de email inactive sau dezabonate, care pot afecta direct livrabilitatea.

Furnizorii de email analizează datele campaniilor tale și te penalizează atunci când emailurile tale nu sunt deschise. De aceea, este foarte important să ștergi toate contactele inactive sau dezabonate.

În final, după ce ai importat lista de contacte și ai început să trimiți emailuri, asigură-te că o cureți în mod regulat.

Îți recomandăm să o cureți cel puțin o dată pe lună, păstrând doar contactele active, care îți deschid emailurile. 

2.1 Eliminarea adreselor inexistente

Există 2 tipuri de adrese inexistente:

• Adrese de email vechi ale clienților, care pot fi închise sau șterse
• Adrese de email scrise greșit, care sunt șterse automat de sistemul nostru

Pe systeme.io, datorită filtrelor disponibile în lista ta de contacte, poți obține lista contactelor cu status „Bounced” dintr-un singur clic.

Te invităm să urmezi procedura descrisă în acest articol.

2.2 Ștergerea adreselor inactive

Contactele inactive determină scăderea ratei de deschidere, ceea ce afectează direct reputația ta în fața furnizorilor de email.

Unele adrese devin inactive din mai multe motive:

• Emailurile tale ajung în spam și nu mai sunt văzute de client
• Clientul nu mai este interesat de activitatea / serviciile tale
• Clientul primește prea multe emailuri și nu le mai deschide pe toate

Pentru a gestiona aceste adrese inactive, va trebui mai întâi să le clasifici într-o listă nouă prin adăugarea de TAG-uri.

Ai 2 opțiuni:

• Inițierea unei campanii specifice de reactivare: recomandată doar dacă lista ta este segmentată
• Eliminarea definitivă a acestor adrese: poți folosi filtrele din systeme.io pentru a șterge contactele în funcție de perioada aleasă. Urmează procedura descrisă în acest articol.

2.3 Implementarea double opt-in

Ce este double opt-in?

Atunci când contactele tale se înscriu pe o pagină cu double opt-in, ele vor primi un email care conține un link de confirmare a înscrierii.

Dacă un contact nu face clic pe linkul de confirmare în termen de 24 de ore de la înscriere, acesta este eliminat automat din lista ta de contacte.

Există mai multe avantaje ale implementării double opt-in:

- Încurajează înscrierea cu adrese de email valide și împiedică boții să rămână în lista ta de contacte.

- Permite o dublă confirmare a consimțământului pentru primirea emailurilor tale. 

Această opțiune este disponibilă pe systeme.io: Cum să configurezi double opt-in

3. Respectă bunele practici de email marketing

Trimiterea emailurilor către contacte este o modalitate excelentă de a păstra legătura, dar trebuie făcută corect.

3.1 Trimite emailuri targetate

Într-o campanie de email marketing, cunoașterea publicului țintă este esențială. Acest lucru îți permite să te adresezi doar persoanelor interesate de conținutul sau oferta ta. 

O targetare bună înseamnă să te asiguri că contactele din lista ta sunt interesate de ceea ce le oferi și, prin urmare, au șanse mai mari să îți deschidă și să îți citească emailurile.

Dacă trimiți campanii tuturor contactelor fără personalizare, riști să ai rate de deschidere slabe. Dacă le oferi constant conținut care nu corespunde intereselor lor, aceștia pot înceta să îți deschidă emailurile, se pot dezabona sau te pot marca drept spam.

Pentru a le menține interesul, trebuie să segmentezi contactele în funcție de preferințele lor. În acest scop, poți folosi TAG-uri.

În final, nu trimite niciodată emailuri către contacte care nu și-au dat acordul. Acest lucru îți va distruge statisticile.

De asemenea, cumpărarea listelor de contacte este strict interzisă. 

3.2 Ai grijă la subiectele emailurilor

Linia de subiect a unui email este prima fereastră către mesajul tău și către afacerea ta.

Este prima impresie a destinatarului. De multe ori, decizia de a deschide emailul depinde de subiect. Optimizarea acestuia influențează direct rata de deschidere.

Câteva bune practici:

• Nu lăsa subiectul gol
• Evită cuvintele șocante, controversate și folosirea literelor mari
• Limitează caracterele speciale, precum semnele de exclamare și întrebare

Subiectul ar trebui să transmită că încerci să aduci valoare destinatarului. Personalizarea subiectului poate ajuta la creșterea ratei de deschidere. 

Reține că, din cauza restricțiilor impuse de anumite servere, filtrele de control sunt mai stricte în ceea ce privește coerența dintre numele expeditorului, titlul și conținutul emailului.

Este esențial să fii atent la coerența dintre aceste trei elemente. 

Dacă oferi secvențe de emailuri pre-scrise afiliaților sau clienților, este esențial să îi informezi despre necesitatea de a le adapta pentru a păstra această coerență.

De asemenea, este interzis să folosești identitatea unei terțe persoane sau companii.

Este recomandat să folosești un singur nume de expeditor per cont / adresă de email. Denumiri precum „banca ta” sau „departamentul de contabilitate” sunt interzise și pot fi blocate de echipa systeme.io.

Exemplu de email greșit:

Deși atractiv, titlul nu reflectă conținutul emailului. Destinatarii pot crede în mod eronat că emailul provine de la banca lor sau că este o înșelătorie.

De asemenea, numele expeditorului este inadecvat, deoarece nu ești o bancă.

În final, conform restricțiilor impuse de Gmail, te rugăm să nu folosești servicii de scurtare a linkurilor (Bitly, TinyURL etc.). 

De asemenea, îți recomandăm să folosești linkuri către fișierele descărcabile în locul atașamentelor.

Aceste măsuri au fost luate pentru a îmbunătăți livrabilitatea emailurilor pentru toți utilizatorii systeme.io și pentru a proteja reputația adreselor noastre IP.

Dacă aceste reguli nu sunt respectate, din motive de securitate, vom fi obligați să suspendăm trimiterea emailurilor de pe conturile care nu respectă aceste reguli esențiale.

3.3 Atenție la „cuvintele spam”

Detectarea spamului prin inteligență artificială a evoluat semnificativ. Astăzi, instrumentele nu se bazează doar pe prezența unui cuvânt, ci și pe:

• Contextul emailului
• Numărul de apariții ale cuvântului
• Poziționarea acestuia în email
• Ortografia

Pentru a decide în ce folder va fi plasat un email (Inbox principal, Promoții, Spam etc.), furnizorii de email analizează întregul conținut.

„Cuvintele spam” trebuie evitate, deoarece pot contribui la trimiterea mesajului în spam. Acordă atenție deosebită vocabularului folosit.

3.4 Fă dezabonarea ușoară

Când un utilizator primește un email pe care nu îl dorește, are 3 opțiuni:

• Se dezabonează
• Nu mai deschide emailurile
• Raportează emailul ca spam

Raportarea frecventă ca spam are un impact dezastruos asupra livrabilității și te poate include pe blacklist-ul furnizorilor de email. Dacă utilizatorul nu mai deschide emailurile tale, vei pierde livrabilitate, iar rata de clic va scădea.

Prin urmare, dezabonarea este cea mai bună opțiune.

Nu există o soluție magică pentru a îmbunătăți livrabilitatea. Trebuie să fii riguros, să respecți regulile de bază și să reții că statisticile tale vor depinde întotdeauna de practicile tale. 

3.5 Semnează-ți emailurile

Este important ca expeditorul să poată fi identificat clar în emailuri (acest lucru este obligatoriu, de exemplu, pentru serverele din Germania).

Este recomandat să adaugi în footer-ul emailului:

- Numele tău, numele brandului și informații de contact. 

- Dacă reprezinți o companie, numele acesteia și linkul către site-ul web.

De asemenea, este puternic recomandat ca toate linkurile din email, precum și domeniul de trimitere, să ducă către același domeniu (funcțional).

4. Înțelege indicatorii emailurilor tale

În systeme.io, utilizatorii sunt împărțiți în pool-uri, fiecare folosind seturi diferite de adrese IP.

Reputația acestor adrese IP este unul dintre cei mai importanți factori pentru livrabilitatea emailurilor, motiv pentru care este necesar să menții statistici bune pentru a fi alocat celor mai bune pool-uri.

Utilizatorii sunt alocați în pool-uri pe baza performanței anumitor indicatori, pentru a proteja reputația adreselor IP.

Pool verde: statistici excelente

Pool galben: statistici medii

Pool roșu: statistici slabe

Pool carantină: utilizatori noi cu statistici slabe

Pool gri: utilizatori noi – vor fi mutați într-unul dintre cele patru pool-uri după ce trimit cel puțin 500 de emailuri

4.1. Regulile:

• Utilizatorii sunt realocați în fiecare dimineață
• Un utilizator trebuie să folosească systeme.io de cel puțin 16 zile pentru a ieși din pool-ul de utilizatori noi
• Un utilizator poate fi mutat într-un alt pool doar după 14 zile petrecute în pool-ul curent
• Mutarea într-un alt pool este posibilă doar după trimiterea unui număr minim de emailuri:

UTILIZATOR NOU (Gri) → 500

CARANTINĂ → 1000

RISC SCĂZUT (Verde) → 5000

RISC MODERAT (Galben) → 5000

RISC RIDICAT (Roșu) → 5000

Notă: Verificăm emailurile trimise de la data ultimei schimbări de pool până cu 5 zile înainte. Aceste 5 zile sunt necesare pentru a colecta statistici de livrabilitate, precum:

• Rata de bounce
• Rapoarte de spam
• Rata de deschidere
• etc.

Există 3 statistici principale de monitorizat:

• Rata de bounce: procentul de emailuri respinse de serverele de recepție raportat la numărul de emailuri trimise

  Aceste respingeri pot avea diverse cauze (adrese invalide, domenii pe blacklist, probleme ale serverelor etc.).

• Rapoarte de spam: numărul de contacte care marchează manual emailurile tale ca spam, raportat la emailurile deschise
• Numărul de emailuri deschise: totalul și procentul raportat la emailurile trimise

4.2 Praguri:

Mai jos sunt pragurile pentru mutarea utilizatorilor între pool-uri.

Risc ridicat:

RATA DE DESCHIDERE < 10%

0.4% < RAPOARTE SPAM < 1% (min. 6 rapoarte)

1.8% < RATA DE BOUNCE > 5% (min. 30 bounce-uri)

Risc moderat:

10% < RATA DE DESCHIDERE < 20%

0.25% < RAPOARTE SPAM < 0.4% (min. 6 rapoarte)

0.7% < RATA DE BOUNCE < 1.8% (min. 30 bounce-uri)

Risc scăzut:

RATA DE DESCHIDERE > 20%

RAPOARTE SPAM < 0.25%

RATA DE BOUNCE < 0.7%

Carantină:

Sunt verificate emailurile trimise în ultimele 24 de ore.

Dacă oricare dintre praguri este depășit, utilizatorul este mutat imediat în pool-ul de carantină:

RAPOARTE SPAM > 1%

RATA DE BOUNCE > 5%

Verificăm cel puțin 1000 de emailuri trimise cu până la 5 zile înainte.

Dacă te afli în pool-ul de carantină sau roșu, îți recomandăm să urmezi indicațiile de mai sus, precum și această pagină de ajutor pentru a interpreta corect statisticile și a îmbunătăți livrabilitatea emailurilor tale.

5. Analizează statisticile emailurilor tale

Pentru a asigura o bună livrabilitate, monitorizăm zilnic activitatea utilizatorilor.

Dacă observăm indicatori anormal de ridicați, suspendăm trimiterea emailurilor din contul utilizatorului ca măsură de securitate (în interesul tuturor utilizatorilor systeme.io).

Iată câteva repere pentru interpretarea statisticilor:

• Rata de bounce:

< 0.5% ⇒ OK

Între 0.6% și 1.9% ⇒ Încearcă să identifici cauza.

≥ 2% ⇒ Problemă critică, contactează echipa de suport cât mai curând posibil.

• Rapoarte de spam:

< 0.08% ⇒ OK

Între 0.08% și 0.19% ⇒ Identifică motivul numărului ridicat de rapoarte.

≥ 0.2% ⇒ Problemă critică, trebuie să contactezi suportul imediat.

• Rata de deschidere:

≥ 20% ⇒ Rată bună.

Între 10% și 20% ⇒ Rată medie.

< 10% ⇒ Trebuie să îți cureți lista de contacte.